Các phần mềm CRM khác nhau sẽ có dùng 1 số khái niệm khác nhau ví dụ với cơ hội bán hàng có phần mềm dùng Opportunity, có phần mềm dùng khái niệm Deals. Tuy nhiên các khái niệm cơ bản thì gần như bên nào cũng phải sử dụng và quy trình tương ứng cũng vậy. Sau đây, chúng tôi xin chia sẻ 1 số khái niệm trong phần mềm CRM mà bạn sẽ thường xuyên gặp phải.
1. Đầu mối
Đầu mối là manh mối thông tin về khách hàng tiềm năng của công ty. Thông tin đầu mối thường do marketing mang về như từ website, facebook hoặc các hội nghị, triển lãm… Nhân viên kinh doanh sẽ xử lý thông tin đầu mối để biến thành khách hàng của công ty. Tỉ lệ chuyển đổi từ đầu mối sang khách hàng càng cao thì chứng tỏ đầu mối chất lượng và thể hiện chương trình marketing hiệu quả.
2. Cơ hội
Cơ hội hay còn gọi là cơ hội bán hàng là khi khách hàng có 1 nhu cầu và bạn có khả năng bán được. Cơ hội bán hàng thường được chuyển từ đầu mối sang khi xử lý thông tin và phát hiện khách hàng có nhu cầu mua hàng. Cơ hội cũng có thể xuất hiện với khách hàng từng mua và sales nhận thấy họ muốn mua tiếp sản phẩm khác của công ty. Các công ty thường dùng cơ hội bán hàng và tỉ lệ thắng để dự đoán doanh thu.
3. Khách hàng
Khách hàng thường là công ty, tổ chức hoặc cá nhân và cũng được phân làm 02 loại: Khách mua hàng và khách hàng tiềm năng. Khi xử lý Đầu mối mà phát hiện khách hàng chưa cần có nhu cầu khớp với dịch vụ của công ty (chưa có cơ hội bán hàng) t hì có thể sinh ra là khách hàng tiềm năng, dùng cho các kế hoạch kinh doanh, bán hàng trong tương lai.
4. Người liên hệ.
Liên hệ là thông tin của người liên lạc của khách hàng. Một khách hàng có thể có nhiều người Liên hệ ví dụ kinh doanh, IT hoặc người mua hàng. Khi một đầu mối được xử lý thành công (không phải Spam) thì sẽ tự động tạo ra 1 thông tin liên hệ.
5. Báo giá
Báo giá là 1 bước quan trọng trong cơ hội bán hàng. Thường khi xử lý đầu mối, nếu khách hàng yêu cầu báo giá thì các công ty sẽ xác định là có 1 cơ hội bán hàng phát sinh. Gía trị của báo giá là tổng giá trị và số lượng của các danh mục trong báo giá. Với phần mềm CRM, công ty có thể dễ dàng xem lịch sử đã báo giá cho khách hàng và dễ dàng hỗ trợ cũng như ra quyết định.